Si eres un lector habitual, sabrás que siempre te cuento cuáles son las claves y los puntos importantes para hacer distintos tipos de proyectos. Hoy, te recuerdo cuáles son las claves para hacer una buena Oferta internacional.

San José de Chiquitos, Bolivia.

[dropcap style=»default, circle, box, book»]N[/dropcap]o me cansaré de decir que el primer paso para una empresa es contratar o vender y para eso tendremos que preparar ofertas, bien porque nos las soliciten o bien porque haya una licitación.

Hoy voy a dar algunas recomendaciones sobre cómo hacer ofertas, especialmente una oferta internacional. En este caso, el artículo lo escribo con mi socio de S3transportation, José Papí ya que las experiencias comunes nos han enriquecido mutuamente.

Lo primero es aclarar que una oferta internacional (licitación internacional) suele constar de unos pliegos (o Términos de Referencia) con dos partes:

• La técnica, en la que se explican los alcances del trabajo y los requerimientos técnicos y de recursos solicitados.
• El Pliego Administrativo fija los requerimientos para demostrar las capacidades generales y habilitación de la empresa para presentar la propuesta.

Aunque a los consultores nos gusta hacer la oferta técnica, es muy importante presentar correctamente los papeles administrativos pues puede generar la expulsión del proceso de licitación y provocar que el trabajo técnico no sirva para nada.[pullquote align=»right»]Una mala gestión del tramite administrativo puede generar la expulsión definitiva del proceso de licitación[/pullquote] En los pliegos administrativos, además, suelen venir los criterios de adjudicación de la oferta internacional que nos sirven para enfocar la oferta para que sea ganadora pues son los puntos que indican como evaluar la propuesta.

Empecemos por las orientaciones básicas que resumimos en 10:

1. «Minuto de oro”

Conviene presentar un resumen claro y conciso del consorcio o grupo licitador. En este resumen debe verse claramente el  enfoque y fortalezas al principio del texto, para interesar al evaluador desde el principio.

Estos aspectos relevantes conviene ordernarlos de acuerdo a los criterios de adjudicación que ya he mencionado. No basta con interesar al evaluador, hay que facilitarle su labor.

2. Enfoque gráfico y uso de color

El Objetivo fundamental de esta recomendación es mantener el interés del evaluador y ofrecerle resúmenes rápidos de la información. Como veis, está muy ligado al anterior. El uso de negritas para resaltar ideas principales dentro de cada párrafo está muy bien visto.

3. Adaptación del perfil de la(s) empresa(s) a la temática de la convocatoria

Es muy importante contextualizar la oferta. Las ofertas generalistas que valen para todo, fracasan en este tipo de licitaciones.

Es preciso entender muy bien las especificaciones de los Términos de Referencia y presentarse con un perfil solucionador a su problema, no un “copia y pega” de la descripción de la web propia.

En definitiva, resaltar la relevancia para el proyecto. Para ello, hay que tratar de elegir inteligentemente las referencias, asegurando que se cubren todos los campos de experiencia solicitados en la oferta.

Habrá que adaptar, una por una, la descripción de cada referencia para encajar 100% con los requisitos, sin faltar a la verdad, solo destacando los puntos más acordes con la licitación.

Ejemplo: No poner una encuesta de movilidad en un proyecto de I+D de Sistemas Inteligentes de Transporte (ITS)…

4. Resumir las especificaciones del contrato en 1-2 gráficos/flujogramas

El Objetivo de esta acción es evitar que el 40% de la oferta consista en repetir, en largos párrafos, textos ya redactados por el propio funcionario.

5. Insertar de modo claro mejoras y servicios adicionales

Esta cuestión merece un apartado específico de tu oferta internacional, así como aparecer en el “minuto de oro”. 3 o 4 mejoras adicionales a lo requerido por el cliente siempre son de buen recibo.

6. Demostrar que se conoce la última información relevante de la zona en cuestión

Que se está a la “última” en los progresos recientes en materia de transporte del ente adjudicador. Esto es parte de la contextualización de la oferta.

Para ello, si es posible conviene reunirse con el cliente (si el lo permite) y visitar cada zona.

7. Inserción de indicadores/objetivos cuantificables

También conviene ir más allá de indicadores/objetivos “cualitativos”o “filosóficos”y añadir indicadores SMART = Specific, Measurable, Attainable, Relevant& Time-bound.

8. Calendarios/procesos detallados de la oferta internacional

Cuando soliciten detalle de dedicaciones, especificar unidades de días/semanas (y no trabajar con meses/trimestres), para dar sensación de credibilidad.

9. Ojo en la descripción de las semblanzas de los expertos

En las licitaciones internacionales de consultoría el equipo es clave así que os recomendamos definir a cada experto (acorde a su experiencia) como la mejor opción para ese puesto en concreto, asegurándose que cumple los requisitos básicos. No vale copia y pega del CV.

Debe haber coherencia en el reparto de tareas entre los integrantes del consorcio. Por ejemplo: NO poner un líder con 2 áreas de especialidad y 3 referencias; y posteriormente un socio que “cuelga” de él con 8 áreas y 10 referencias.

10. No descuidar el tema estético de la oferta internacional

Nos referimos a Justificado, tipo de fuente, encabezado, número de página, portada, índice, etc. No cerrarlo hasta que no esté toda la oferta en el mismo formato

Entremos ahora en el detalle:

•  Inglés, inglés, inglés. (donde corresponda, en muchas de las licitaciones financiadas por Organismos Multilaterales)

Problema añadido: los españoles tenemos mala fama en la UE y resto del mundo con el tema de los idiomas y nos miran con más lupa que a los demás.

• Convalidación de títulos Inglés-Español / Latinoamérica-España

Aclarar la convalidación existente entre distintos países cuando se requiere un nivel académico concreto. Máster, doctorados, cátedras, etc. No se llaman igual en cada país = Necesidad de adaptarlos.

• Enfatizar la especialización y la experiencia de la propia organización

Por ejemplo, aclarar, en una licitación de temas de movilidad, que somos una empresa de expertos muy especialistas en transporte, por ejemplo, frente a las «cajas huecas de consultoría”; destacar más nuestros indicadores ganadores.

• Todos los CV en el mismo formato

Especificar en los CV que cada experto cumple 120% con los requisitos del cliente. Todos en el mismo formato y aproximadamente con el mismo tamaño.

• Las “typos”y los olvidos de documentación administrativa

Los pequeños olvidos, los errores en numeraciones, la falta de criterio en tamaños y tipos de letra, etc. Molestan enormemente a los funcionarios de los multilaterales…”evilisinthedetails”…perdida la batalla de la primera impresión, se acabó la evaluación…Vamos, lo que decíamos más arriba, no cerrar la oferta hasta que el tema estético esté unificado.

• Desespañolizar/internacionalizar”los textos

Un evaluador de otro país no conoce nuestras regiones, ni nuestras ciudades, ni nuestros acrónimos al nombrar AA.PP. o Universidades, ni nuestras normas de calidad, etc. Tampoco olvidar que los números en ingles se escriben con comas, no puntos (1,000).

• 7. Ojo al “corto y pega”

Lectura obligatoria de consistencia/consolidación antes de la entrega…lo que llamamos “X”en la sección I debe llamarse “X”en la sección IV.

• Uso de “negrita”para destacar la(s) palabra(s) clave de los párrafos

Debemos facilitarle al evaluador la lectura de los párrafos largos. Como veis, no nos cansamos de repetirlo.

• Generar estructuras de gestión de proyecto consistentes

Líneas jerárquicas claras y relacionadas con las tareas del contrato. Para ello, es importante definir claramente las relaciones verticales y horizontales en el organigrama. Y recordad, que haya un equilibrado reparto de expertos entre los integrantes del consorcio.

• Lo primero es lo primero

No empezar a redactar sin haberse “empapado” cada párrafo de los Términos de Referencia. La estrategia de escribir y revisar Términos de Referencia al mismo tiempo no es eficiente y puede acarrear disgustos.

Y ahora, comparte tus secretos cuando haces una oferta internacional, nosotros te lo hemos contado todo….bueno, casi todo……