¿Por qué es tan importante la gestión de una flota de vehículos? Sobre este tema he  entrevistado a José Miguel Fernández Gómez, Doctor Ingeniero Industrial y experto en gestión de flotas en las que no dará su visión en este campo.

Tras la entrevista habrás aprendido:

• Qué es la gestión de una flota de vehículos
• Cuáles son las actividades involucradas en la gestión de una flota de vehículos
• Cuántos tipos de flotas de vehículos existen
• Por qué hay que tener el número óptimo de vehículos en una flota
• Cuáles son los problemas habituales en la gestión de una flota de vehículos
• Cómo reducir el consumo de combustible y las emisiones contaminantes
• Las principales tendencias en la gestión de flotas de vehículos

¿Puedes definirnos que es la gestión de una flota de vehículos?

La gestión de una flota es la utilización de un conjunto de vehículos con el objetivo de prestar un servicio a un tercero o realizar una actividad en una organización, de la forma más eficiente y eficaz cumpliendo con un determinado nivel de servicio y coste.

La gestión de una flota de vehículos es un aspecto clave para el desarrollo de la estrategia general de una organización, y por lo tanto ha de ser diseñada e implementada a partir de las directrices de la misma, y las características y objetivos de la organización.

Para unas organizaciones la gestión de su flota de vehículos es la principal actividad de su cadena de valor, y supone su mayor activo para prestar un servicio. Este es el caso de compañías de transporte de viajeros y mercancías por carretera, alquiler de vehículos, empresas de renting, taxis, mensajería, paquetería o los servicios de limpieza viaria y recogida de basuras prestados por los ayuntamientos.

Para otro tipo de organizaciones es una actividad soporte de su actividad principal, o una forma de gratificar a sus directivos suministrándoles un vehículo para su uso particular. Este es el caso de compañías con comerciales (farmacéuticas, tecnológicas etc.), aeropuertos, supermercados u organizaciones no gubernamentales.

¿Qué actividades hay involucradas en la gestión de una flota de vehículos?

Las actividades involucradas en la gestión de una flota de vehículos son las mostradas en el gráfico 1:

Gráfico 1: actividades de la gestión de una flota de vehículos. Fuente propia

Hay cinco actividades principales en la gestión de una flota de vehículos y son:

1. El diseño y la implantación de la política, la cual debe contener las directrices de la gestión de la flota de vehículos
2. El calculo del número óptimo y las capacidades de los vehículos y las rutas si la hubiera
3. La elección del tipo, las marcas, el equipamiento y la forma de adquisición de los vehículos
4. La operación de los vehículos como la gestión del mantenimiento, los accidentes de tráfico etc.
5. El diseño de la política de retirada de los vehículos y su canal de venta

Estas cincos actividades tienen tres actividades soporte como son:

1. El control y seguimiento para conocer el estado, donde están y quien utiliza los vehículos
2. El cuadro de mando análisis de mando y reporte, debido a que durante las actividades de adquisición, operación y retirada se genera información relevante que debe ser analizada para la toma de decisiones y conocer el estado y la evolución de la gestión de la flota
3. Los servicios auxiliares que han de realizarse para cumplir principalmente con la legalidad vigente en el país donde opera la flota como la gestión de las multas, la inspección técnica de los vehículos, los accidentes etc.

Además de las actividades mencionadas, la gestión de flotas esta compuesta por los procesos, la estructura organizativa, el personal, las instalaciones, el software y hardware necesario. 

Las actividades de mayor valor añadido en la gestión de una flota de vehículos son: el diseño de la política de la gestión de la flota de vehículos, el cálculo óptimo del tamaño de la flota de vehículos, la operación de los vehículos y el cuadro de mando y análisis de datos.

¿Cuál es la actividad más difícil de gestionar?

La actividad más difícil de gestionar es el cálculo del número de vehículos de la flota, por todas las variables involucradas en la misma como las capacidades de los vehículos, consumo de combustible, % de utilización de los vehículos, rutas si las hubiera etc., por lo que siempre se llegará a una solución óptima. No tener el número óptimo de vehículos tiene las consecuencias mostradas en la tabla 1.

Tabla 1: consecuencias de no tener el número óptimo de vehículos

• Si la organización tiene más vehículos del número óptimo, pueden ocurrir las siguientes situaciones con cada vehículo: se tiende a asignar a un solo conductor o servicio, no se utiliza o se utiliza para usos particulares.
• Si la organización tiene un número de vehículos por encima del óptimo, la reducción de costes en el consumo de combustible, número de accidentes etc., representarán una pequeña cantidad, en comparación al coste de adquisición de tener más vehículos y las consecuencias derivadas comentadas en la tabla 1.
  Este tipo de práctica oculta problemas de gestión de la flota en el diseño, planificación, operación, control y optimización de la flota, consumiendo más recursos de los necesarios.
• Si la organización tiene menos vehículos del número óptimo, los costes directos (fijos más variables) de la flota de vehículos serán menores, sin embargo la organización no será capaz de prestar el nivel de servicio adecuado y la flota de vehículos tenderá a ser utilizada por encima de su capacidad y en el número de horas planificadas, pudiendo ocasionar  más accidentes y averías de lo esperado.

¿Cuántos tipos de flotas de vehículos existen?

Cualquier flota de vehículos se puede clasificar en los siguientes tres tipos de categorías:

• Rutas planificadas (Vehicle Routing Problem-VRP): la demanda que origina la prestación del servicio son unos puntos de recogida y/o entrega repartidos en un ámbito geográfico, los cuales tienen asociado una cantidad de mercancías, residuos, pasajeros etc. a repartir y/o recoger en un determinado periodo de tiempo (nivel de servicio) como horas, un día, una semana etc. y que en algunos casos el servicio ha de realizarse en unas determinadas ventanas horarias. Ejemplos de este tipo de flotas son las siguientes: reparto y/o recogida de mercancías y/o pasajeros, limpieza viaria, recogida de basuras o actividades postales y de correo.
• Demanda aleatoria de los vehículos: la demanda que origina la prestación del servicio es la utilización aleatoria de los vehículos de la flota en el tiempo en un ámbito geográfico como personas que utilizan el vehículo para trasladarse geográficamente (compañías de alquiler de vehículos, servicio de taxis o car sharing) o incidencias que hay que atender como bomberos, policía, accidentes de trafico, servicio de grúa o ambulancias. En este tipo de caso los clientes o usuarios pueden que tengan que realizar una cola de espera para la utilización de cualquier vehículo de la flota.
• Un vehículo asignado a un conductor/usuario o a una a actividad: la demanda que origina la prestación del servicio es un vehículo asignado a un conductor/usuario o a una a actividad a realizar, no habiendo rutas que realizar o demanda aleatoria como en los dos casos anteriores. Ejemplos de este tipo de flotas son las siguientes: los vehículos utilizados por directivos de compañías para uso privado o por comerciales.

Cualquier tipo de flota de vehículos es asignable en una posición del triangulo mostrado en el gráfico 2 dependiendo de las características de la misma. gestión de flotas

Una flota de vehículos puede ser clasificada como uno de los tres tipos de referencia de flotas de vehículos o en una posición intermedia de dos de estas tres flotas de referencia porque tienen un componente de realizar rutas planificadas y un componente de demanda aleatoria o un componente de realizar rutas planificadas y un componente de un usuario/actividad asignado a un vehículo o un componente de demanda aleatoria y un componente de un usuario/actividad asignado a un vehículo.

 Dependiendo del grado de intensidad de cada componente estará más cerca de un tipo u otro tipo flota de referencia.

Gráfico 2: tipos de flotas de vehículo

Cada tipo de categoría de flota tiene una operativa y características diferentes, así mismo existen multitud de variables y factores involucrados en la gestión de una flota de vehículos, haciendo que cada flota de vehículos sea única y diferente, y se llegue a la mejor solución factible para la gestión de la misma.

¿Cuales son los problemas más comunes en la gestión de una flota de vehículos? gestión de flotas

Actualmente los principales problemas que nos encontramos en las organizaciones son los siguientes:

• No hay una política de gestión de la flota que ha de ser diseñada, establecida y respaldada por la dirección de la compañía
• La mayoría de las flotas están sobredimensionadas por una mala planificación y no tener una política de renovación establecida ocultando los problemas de gestión de la flota. Normalmente se compran/renuevan los vehículos cuando hay presupuesto disponible, agotandolo enteramente aunque no necesitemos algunos vehículos
• La no utilización de un software telemático para gestionar la flota o de planificación de rutas
• No tener un programa para la reducción del consumo de combustible y las emisiones contaminantes
• No tener un programa para el control y reducción de los accidentes de tráfico.
• Tener la visión de la gestión de la flota como un gasto y no como una inversión para desarrollar la estrategia general de la compañía, por lo que no se dedican los recursos necesarios para su apropiada gestión
• No saber cuales son las funciones del gestor de la flota o no tener un gestor de flota
• No saber cual es el coste de la flota, el coste por Km. o el coste de la Tonelada, viajeros etc. por Km.

¿Como podemos reducir el consumo de combustible y las emisiones contaminantes en una flota de vehículos?

Las principales acciones hay que realizarlas sobre los conductores de los vehículos, ya que son las que mayor impacto causan en la reducción del consumo de combustible, estas son principalmente las siguientes

• Dar formación en conducción eficiente
• Utilizar dispositivos de ayuda a la conducción que controlen y corrijan la forma de conducir
• Establecer una clasificación de conductores cuyo consumos son los menores y compartir sus mejores prácticas con el resto de conductores
• Implantar un sistema de incentivos para la reducción del combustible.

Otras medidas para la reducción del combustible son las siguientes: utilizar limitadores de velocidad; utilizar neumáticos de baja resistencia a la rodadura; realizar el mantenimiento en el periodo y según las instrucciones del fabricante del vehículo; utilizar dispositivos que apaguen el motor en paradas prolongadas de los vehículos (idle time); planificar el recorrido con antelación; utilizar dispositivos aerodinámicos en el vehículo; controlar el uso privado de los vehículos; tener la presión de los neumáticos adecuada; controlar el peso de la carga que transportamos; evitar atascos; asignar a los vehículos de menor consumo las rutas más largas; o reprogramar la centralita del motor. gestión de flotas

¿Cuales son las tendencias en la gestión de la flota de vehículos?

Las principales tendencias en la gestión de las flotas de vehículos son:

• La utilización de vehículos eléctricos y/o de hidrógeno en vehículos ligeros en entornos urbanos y la utilización del gas natural en vehículos pesados
• La utilización de los sistemas de ayuda a la conducción para evitar los accidentes de tráfico (Advanced Driver Assistance Systems-ADAS)
• La utilización del Big data para la analizar la información suministrada por un servicio telemático para obtener información valiosa para la toma de decisiones
• La llegada del vehículo autónomo cambiará totalmente la industria de transporte de viajeros y de mercancías
• Debido a la conectividad de los vehículos (Internet de las cosas-IoT) hará que generemos y tengamos acceso a nueva información que antes no estaba disponible y que se utilizará para gestionar más eficientemente el tráfico, la reducción de los accidentes de tráfico etc.

Como he comentado al principio, José Miguel Fernández Gómez, es doctor ingeniero industrial, experto en gestión de flotas de vehículos, y el director de Advanced Fleet Management Consulting  que suministra servicios de consultoría en gestión de flotas de vehículos. Para saber más descárgate gratuitamente su libro “Introducción a la gestión de flotas de vehículos”.

Puedes seguir su grupo de LinkedIn: Advanced Fleet Management Consulting

Por último, quiero animarte a que comentes qué te ha parecido la entrevista. Dentro de poco sacaremos un curso sobre la gestión de flotas. Si no quieres perderte la fecha suscribete en el cuadro de abajo.

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