Para ponerte un poquito en contexto hay que recordar que yo empecé a trabajar cuando todavía estaban las impresoras matriciales. Recuerdo una noche entera para imprimir un trabajo, fue mi primera protesta laboral, le dije a mi jefe que quería una impresora láser.

Eran los tiempos en los qué escribíamos en papel y se lo dábamos a la secretaria para que lo pasase, no teníamos un ordenador en cada mesa. Más o menos me fui reciclando (pero muy poco a poco) en las distintas empresas en las que trabajé, hasta que llegó el momento crucial de ponerme por mi cuenta.  Ahí fue cuando tuve que abrirme al nuevo mundo.

Siempre digo que hay que tener un mínimo de un 5 sobre 10 en todas las materias fundamentales para la consultoría, conocimientos técnicos, idiomas, temas empresariales, y por supuesto… ¡¡¡en informática y nuevas tecnologías!!!

Yo tenía que alcanzar ese cinco y creo que, comparativamente con la edad que tengo, ya abuelo, y los tiempos que corren, lo he conseguido. Así que me atrevo, junto con Cinta Romero, a contaros mi secreto y qué herramientas digitales he ido descubriendo y creo que todo lector de este blog debe al menos conocer, y atreverse a usar.

Entre Cinta y mi hija Ana me han ayudado a darle un giro a mi empresa familiar y convertirla en una empresa profesional y eficiente. Aunque… ¡aún nos queda mucho por mejorar!. No sabes cómo lloraba yo de emoción aquella primera vez que vi el dropbox tan ordenadito todo, encontraba los papeles administrativos, los curricula vitae, todo estaba allí, qué emoción.

Hasta entonces, montar toda la parte administrativa, la solvencia técnica y financiera de una licitación nos llevaba días y decenas de llamadas al día. Con esta y otras sencillas herramientas digitales empecé a ser más independiente en mi trabajo (sin tener que recurrir a otros compañeros, a la gestoría….) y, sobre todo, dejé de usar tanto el email, que Cinta tanto me regañaba.

Poco a poco empezamos a hacer un modelo para mi gusto de eficiencia y todo ello gracias a las siguientes herramientas, entre otras.

Puede que a algunas les veáis una aplicación más personal que profesional, pero en definitiva se trata de una cuestión de eficiencia y gestión del tiempo. Y lo mas increíble, ¡¡¡estas aplicaciones son gratis¡¡¡¡

Drive & Dropbox

Empezamos por lo fácil… ambas herramientas permiten almacenar archivos en Internet y tenerlos siempre disponibles en tu cuenta, sincronizar una carpeta de tu ordenador y/o una aplicación en el móvil para que lo puedas usar como una carpeta corriente, compartir con otras personas archivos o carpetas específicas, y en definitiva mejorar la gestión de documentos de tu negocio.

Pero lo cierto es que Dropbox aunque parece más sencillo de manejar, ofrece menor capacidad con cuenta free. Por tanto, una combinación de ambas es ideal, Dropbox para compartir documentos no editables (pdfs, imagenes, versiones definitivas de documentos, etc.), y Google Drive y sus Google Docs, para documentos en los que haya varias personas que tengan que editar y para documentos de seguimiento.

Trello

Es una herramienta de gestión de proyectos que hace que la colaboración sea sencilla y, nos atreveríamos a decir que incluso divertida. Sirve para casi todo, ya estés organizando proyectos en el trabajo, tareas del hogar, viajes o cualquier otra cosa.

Y lo más importante… ¡sustituye muchos emails que son innecesarios¡

WeTransfer

Esta es muy conocida y sirve para enviar documentos muy pesados que no pueden enviarse mediante correo electrónico, que además te saturan el servidor.

Ilovepdf

Esta es una web muy simple pero con opciones que solucionan muchos “marrones” cuando trabajamos con documentos, pues a través de ella puedes pasar de Word a pdf y viceversa (olvida el copiar y pegar!), unir y dividir ficheros pdf, convertir en imágenes, etc. . Alucinante el tiempo que ahorra.

Screen’o’Matic

Esta aplicación es muy útil para grabar vídeos explicativos o clases, y que nosotros utilizamos mucho para las clases de máster y cursos. Si quieres explicar el funcionamiento de una herramienta a un compañero, puedes grabar un vídeo tutorial que compartir. O si tienes que impartir cursos online, puedes grabar las clases con esta aplicación de una manera muy sencilla, eligiendo si quieres que aparezca tu presentación, tú mismo, o ambas cosas, mientras das las explicaciones.

Wunderlist

Esta aplicación es para compartir listas o para hacerlas para ti personalmente, la verdad que yo la uso mucho para cosas más personales como la compra en casa, o esa lista de cosas que hacer en el futuro, cuando esté jubilado… Pero también puede ser el lugar donde se incluya la lista de cosas de oficina que hay que comprar, material para impresora, papel, etc.

Tus gastos

En línea con la anterior, con esta aplicación puedes llevar de manera muy simple el control de lo que gastas, y luego puedes descargarla en tu ordenador. Hay muchas más aplicaciones similares, cada uno debe elegir la que mejor le funcione.

Lastpass o Dashlane

Ambas sirven para tener una contraseña global para que los maduritos que ya nos acordamos de todas nos permita gestionar todas nuestras claves de acceso a bancos, aplicaciones, móviles etc.

Cam Card

Ya no tendrás que guardar las tarjetas de visita que te dan en todas partes. Las escaneas con tu móvil y ahí quedan y las puedes incorporar con una sola tecla en tu lista de contactos. Realmente útil.

Tomato Timer

Es una web que te permite poner en práctica la técnica Pomodoro, un método para mejorar la administración del tiempo dedicado a una actividad. Esta web te ofrece un temporizador para dividir el tiempo en intervalos indivisibles de 25 minutos de actividad, seguidos de 5 minutos de descanso.

Bueno, estos son algunos ejemplos de herramientas digitales que Cinta y yo sugerimos, si tú tienes alguno más que compartir con nosotros y nuestros lectores, no dudes en dejar un comentario. Queremos seguir aprendiendo!!

Y ya sabes, reciclaje continuo como decía en mi post “Reinvertir para ganar y hacer futuro: formación permanente, la única forma de poder innovar de forma continua”