Cómo hacer un Protocolo Familiar para empresas

Sevilla, España.

Este es el tercer y quizás último (nunca se sabe) artículo de la trilogía que anuncié sobre la empresa familiar. Hemos hablado de la empresa familiar y del problema de la sucesión. Ahora vamos a hablar de una de las grades soluciones a este problema de la sucesión: el protocolo familiar. Siempre quise escribir algo sobre este tema, desde que trabajé en la empresa SENER. Es una empresa familiar aunque ahora sea una multinacional. Y en 2003 me leyeron el protocolo con los principios de la empresa. Admirado me quedé con lo que se decía, más allá del principio de excelencia que siempre presidió esta empresa, escuché principios de profesionalidad que me encantaron. Hoy retomo el tema con mi socio y buen amigo Antonio Vázquez Olmedo con el que he escrito los anteriores artículos sobre la vida de la empresa familiar, aspecto entre otros que nos une.

¿Por qué un protocolo familiar?

La clave del éxito en la sucesión está en prepararla adecuadamente. Para ello, entre otras cosas, sirve de ayuda la preparación, en tiempos de aguas calmas, de un PROTOCOLO FAMILIAR.

Un Protocolo familiar es conveniente hacerlo cuando las cosas vayan bien, será más fácil.

EL PROTOCOLO FAMILIAR aparte de un marco legal regulado por el Real Decreto 17/2007 de 9 de Febrero (4 páginas fáciles de leer), es un ejercicio de AUTORREGULACIÓN, en el que una familia realiza una reflexión libre y profunda sobre cómo anticiparse a futuros problemas que podrían surgir y qué hacer en el caso que surjan.

También clarifica LAS REGLAS de juego en múltiples aspectos entre los que está la sucesión, la estructura salarial, los honorarios, el organigrama, los planes de formación, la evaluación del rendimiento, la gestión, etc. En resumen su objeto es “Compaginar armónicamente una buena relación familiar con la eficacia en la labor profesional, de forma que se garantice la unidad familiar y el éxito empresarial”

Debemos también considerar que todos nos movemos actualmente en un entorno muy cambiante, en el que la seguridad no existe y es muy recomendable una profesionalización de la gestión a todos los niveles.

¿Qué valores deben inspirar un protocolo familiar?

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El protocolo debe de estar inspirado en un IDEARIO basado en la cultura familiar y los valores que esa familia tenga. La cultura familiar es el conjunto de valores, usos y actitudes que definen el quehacer de una familia.  Y los Valores fundamentales pueden ser:

  1. Cultura y tradiciones. Debemos estar implicados y comprometidos en asegurar la continuidad como empresa familiar, sin perder por ello la orientación profesional, la competitividad y los resultados.
  2. Relaciones familia – empresa. Ante todo La empresa no está al servicio de la familia, son los componentes de la familia los que deben de servir a la empresa. No cuenta las apreciaciones subjetivas y personales en cuanto a cantidad de amor y entrega a la Empresa, sino que la única apreciación válida son los resultados de una Gestión Individual dentro de la Organización en el nivel que nos corresponda). En esto el protocolo puede poner cláusulas como impedir que ambos cónyuges trabajen en la empresa. O bien que solo trabaje la línea sanguínea… en esto cada familia es diferente.La cultura familiar es el conjunto de valores, usos y actitudes que definen el quehacer de una familia.
  3. Relaciones familia-familia. Fortalecer la unidad familiar (viajes, comidas, etc). Fomentar la igualdad de recursos y oportunidades. Evitar los agravios comparativos. Buscar el bien común y evitar la soberbia.
  4. Unidad y consenso. Se puede hablar de todo internamente pero siempre buscar el consenso y las diferencias que surjan entre los miembros de la familia nunca deben de trascender a terceros.
  5. Profesionalidad y transparencia. El hecho de ser propietario no da derecho a interferir en las decisiones empresariales cotidianas. Existe para ello todo un orden jerárquico que asumir y respetar. Confiar la dirección a las personas más idóneas por sus conocimientos, cualidades y capacidad de liderazgo. Se trata de elegir a los mejores para desarrollar la empresa y obtener rentabilidades también para los accionistas que no trabajan en la empresa.
  6. Solidaridad y permanencia. Debemos considerar la empresa como un medio de vida para la familia y generador de un sólido patrimonio, por encima de un elemento de prestigio personal o meramente económico. Los miembros del grupo familiar suelen adoptar medidas legales para que la titularidad de las acciones y derechos sobre la empresa se queden en manos de la familia.

Un ejemplo de esto puede ser obligando a los miembros de la familia a hacer capitulaciones matrimoniales. En unos tiempos donde los divorcios están a la orden del día estas normas pueden ser muy eficaces;  incluso personalmente le quitan presión personal al familiar a la hora de pedir a la pareja el régimen de separación de bienes. También para evitar avalar a terceros,  etc.

¿Qué órganos pueden regir la empresa familiar y que derechos hay que contemplar en el protocolo?

post 5Para que la empresa familiar tenga futuro debe de disponer de una mínima estructura, organigrama, definición de funciones y unos órganos de gobierno familiar y empresarial:

  • Como órgano de gobierno de la familia: El consejo de familia. Máximo órgano que rige las relaciones Familia-Empresa-Patrimonio. En algunos casos, se introduce la figura del Consejero de Honor, ese amigo que todas las familias tenemos, que siempre está ahí cuando hace falta.
  • Como órgano de gobierno de la empresa:
    • La Junta General de accionistas o partícipes
    • El administrador único o Consejo de Administración (elegir que vía)
    • Director General de cada una de las empresas que forman el grupo (que en caso de pequeñas empresas podría ser también el administrador único).

En cuanto a los derechos económicos, existen unos principios generales a cumplir:

  • Las empresas del grupo familiar deben de retribuir al capital de manera proporcional a los beneficios (si los hay). Un ejemplo sería obligar a un reparto mínimo del 20% y máximo del 40%, siempre que no haya pérdidas de ejercicios anteriores, el cash-flow sea positivo, etc.
  • La subsistencia de los grupos familiares no debe depender de los recursos económicos de las Empresas.
  • Ningún miembro de los grupos familiares será obligado a mantener su participación contra su voluntad. Hay medidas para evitar esto (autocartera, por ejemplo).

En cuanto a las CONDICIONES DE ACCESO, para acceder a un puesto de trabajo en la empresa:

  • Hay que aceptar el protocolo
  • Aceptar las tareas y funciones
  • Aceptar la retribución que marca el consejo de familia
  • Aceptar los objetivos.

Y debe antes de:

  • Haber disponibilidad de un puesto de trabajo según la definición de tareas y funciones previa.
  • Formación adecuada para el puesto de trabajo a ocupar.
  • Debe tener una experiencia previa compatible con el puesto.
  • Cualquier otro requisito formativo especial para el cargo que señale el protocolo (idiomas, experiencia en otra empresa del  sector, etc)

En cuanto a los criterios retributivos los marca el consejo de familia y tienen que ser acordes con el sector y según el nivel y posicionamiento de la compañía.Estos criterios salariales deben ir con el puesto, Son importantes también en el protocolo familiar los temas de confidencialidad y no concurrencia.con el trabajo desempeñado, con la responsabilidad asumida, la capacitación profesional y la consecución de objetivos.

Algunas recomendaciones de nuestra experiencia

Aquí va nuestra opinión sobre temas que no deben olvidarse valorar si se incluyen en un protocolo familiar:

  • Nadie de la familia que no haya aceptado el protocolo puede trabajar en la empresa.
  • Retribuir de alguna forma al capital fuera de la empresa.post 4
  • Intentar tener siempre un pequeño fondo para nuevas aventuras empresariales. Al menos una nueva línea de negocio o aventura cada año, para que la empresa pueda ir creciendo al igual que crece la familia.
  • Prohibir prácticas económicas poco aconsejables como avalar a terceros, etc.
  • Obligaciones testamentarias: Se impone la obligación de no repartir el patrimonio familiar fuera de la familia sanguínea.
  • El cónyuge de un miembro de la familia no podrá acceder a un puesto vacante si su pareja ya trabaja en la empresa.
  • Fondo específico y planes para formación del personal acorde a sus perspectivas dentro de la empresa.
  • Cláusula de separación de bienes obligatoria (para casados y parejas de hecho).
  • No es conveniente el que trabajen en la empresa familiares en puestos poco relevantes, porque la diferencia entre su peso accionarial y su puesto laboral puede dar lugar a situaciones problemáticas (salvo en periodos de aprendizaje).
  • Obligación de no concurrencia (prohibición de ejercer en la misma actividad que la empresa).
  • No utilizar recursos materiales o inmateriales de la empresa para fines propios.
  • Obligación de contratar seguros o planes de pensiones que faciliten posteriormente el mantenimiento de la capacidad adquisitiva y el cambio generacional.
  • Retribuciones: Una parte fija y otra variable condicionada al logro de objetivos.
  • Recoger los requisitos de formación, etc. que debe tener cada persona que accede a un puesto de trabajo.

Ahora animamos a los lectores con empresas familiares o no a que nos den su opinión u cuenten su experiencia sobre el protocolo familiar.Y aprovechamos para lanzar un debate: ¿Debe tener la empresa familiar el nombre de la Familia?

 

Este artículo ha sido escrito con Antonio Vázquez Olmedo.

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